Simpelfact 4.xx :: Help

Welkom bij de helppagina´s van SimpelFact. Daar waar onvolledig of onduidelijk voor de gebruikers zal dit document in een continu proces worden bijgewerkt.

Gegevens terugzetten vanuit vorige versie SimpelFact Vanaf versie 2.40 op een ander plaats geinstalleeerd dan eerdere versies van SimpelFact.De procedure hiervoor is als volgt (procedure kan ook voor eerdere versies en voor de Mac worden gevolgd):ZORG ER ALTIJD VOOR DAT U MINIMAAL 1 BACKUP OP EEN VEILIGE PLAATS HEEFT  STAAN ALVORENS U EEN DERGELIJKE ACTIE UITVOERT!

  • Open de vorige versie van Simpelfact;
  • Ga naar instellingen;
  • Ga naar backup en selecteer handmatig;
  • Klik op de knop Backup
  • Selecteer/klik een ‘andere map’ en wijs een bestaande map aan om de backup naar toe te zetten;
  • Klik op OK en nogmaals op OK, u krijgt de melding dat de backup heeft gemaakt;
  • Sluit deze versie van SimpelFact af;
  • Start de nieuwe SimpelFact Versie (4.xx);
  • Ga naar instellingen;
  • Klik op Restore;
  • Klik op ‘andere map’ en wijs de map aan waar u de backup eerder heeft geplaatst;
  • Klik op OK;
  • Simpelfact vraagt of het bestand simpelfact.sft in de map gerestored moet worden;
  • Klik op op OK;
  • SimpelFact meldt dat de restore is voltooid.

Het kan zijn dat u een eerder versie van SimpelFact heeft waar de backupfunctie nog niet inzat, Dit hoeft geen probleem te zijn. Ga in dat geval als volgt te werk:

  • Open Versie 4.xx van SimpelFact;
  • Ga naar instellingen;
  • Klik op Restore;
  • Klik op ‘andere map’ en selecteer de map:
  • Voor Windows: C:\Users\<user>\Burggraaf it\My Documents\SimpelFact4xx (xx staat voor versie);
  • Voor Mac Macintosh HD/Simpelfact4xx (xx staat voor versie);
  • Klik op OK;
  • SimpelFact vraagt of het bestand simpelfact.sft in de map gerestored moet worden;
  • Klik op op OK;
  • SimpelFact meldt dat de restore is voltooid.
Inleiding
Hoofdmenu
Instellingen
Contacten
Contactenimport
Artikelen
Artikelimport
Facturen
Factuur, Omzet- en BTW overzicht
Technische informatie
Inleiding
SimpelFact is niets meer en niets minder dan een Simpel Factuurprogramma. Het idee achter SimpelFact is om dit ook zo te houden.Een * bij de uitleg geeft aan dat deze optie behoort bij de geregistreerde versie.
Zoekcriteria
In de verschillende lay-outs is een zoekknop opgenomen. Door op deze knop te klikken wordt de lay-out getoond waarin u in een veld of combinatie van velden waarin u (een deel van) de door u gewenste zoekcriteria kunt opgeven. Door het klikken op de ‘vind’ knop of het toetsen op ‘enter’ wordt de zoekopdracht uitgevoerd. Een zoekopdracht kan naast het zoeken van vaste zoekcriteria ook nog voorzien worden van variabelen zoals:
< Kleiner dan – zoeken op kleiner dan 10 wordt: <10
> Groter dan – zoeken op groter dan 10 wordt: >10
= Gelijk aan – zoeken op gelijk 10,3 wordt: =10,3
… Bereik – zoeken van 01-01-2005 t/m 03-01-2005 wordt dus: 01-01-2005…30-01-2005
  Datum zoeken – In een datum veld kunt u zoeken op 01-2007 (alles van januari 2007) of 2006 (alles van 2006)
! Dubbelingen – zoek alle records welke in het veld dezelfde gegevens hebben
@ Eén karakter – Gr@y vindt Gray en Grey
# Eén nummer – #3 vindt 43 en 53
* Nul of meer karakters – J*r vindt JR en Junior
“” Letterlijke tekst – “, B.V.” vindt alles met “, B.V.” maar niet datgene zonder de komma
== Exact gelijk aan – ==John vindt John maar niet John Smith

top

Hoofdmenu

Knoppen

Contacten – Ga naar het contactenbestand
Artikelen – Ga naar het artikelenbestand
Facturen – Ga naar het factuurbestand. In het Factuurbestand kunnen facturen worden aangemaakt.
Factuur, Omzet en- BTW overzicht – Ga naar het overzicht van alle facturen.
Instellingen – Ga naar de instellingen van SimpelFact
Help – Ga naar de helpfiles, deze pagina, op internet.
Afsluiten – Sluit SimpelFact af.
top

Instellingen

Knoppen

Menu – Naar het hoofdmenu
Help – naar deze helpfiles

Tabblad Factuur

Factuur koptekst Geef hier de koptekst op, zoals uw bedrijfsgegevens, welke links bovenaan uw factuur moet komen te staan.
Koptekst 2 Geef hier de koptekst op voor bijvoorbeeld uw tweede bedrijf, zoals uw bedrijfsgegevens, welke links bovenaan uw factuur moet komen te staan.
Factuurlogo Plak hier uw logo, (Klik in het veld op de rechtermuisknop en plak of insert een logo). Het logo wordt vervolgens rechtsboven uw factuur geprint.
Logo 2 Plak hier het logo van uw tweede bedrijf, (Klik in het veld op de rechtermuisknop en plak of insert een logo). Het logo wordt vervolgens rechtsboven uw factuur geprint.
Weergave op afdruk Op de factuur kan het logo op 4 manieren worden weergegeven/afgedrukt. ‘Kleine’ of ‘grote’ vierkant en ‘kleine’ of ‘grote’ rechthoek (liggend)
Volgende Factuurnr. / ID Met deze optie kan het eerstvolgende factuurnummer worden ingesteld er zal er steeds 1 bij worden opgeteld. Indien bijvoorbeeld 2006001 wordt gemaakt zal de factuur erop 2006002 worden. Als na het gebruik van nummer 2006002 wordt geprobeerd 2005001 in te stellen volgt een foutmelding omdat dan theoretisch hetzelfde getal / ID zou kunnen ontstaan. Het veld moet als getal gezien worden.
Bedragen incl. BTW Met deze optie wordt bij alle facturen standaard de optie incl. BTW ingevuld (artikelbedragen kunnen incl. BTW zijn). Let op: met het gebruik van verschillende BTW-soorten in een incl. BTW factuur kunnen afrondingsverschillen ontstaan!
Toon / Print BTW op Factuur* Met deze optie wordt bij alle facturen op regelniveau het BTW tarief aan het einde van de regel geprint.
BTW tekst/letter i.p.v. getal* Druk i.p.v. het percentage de letter behorend bij het percentage op de factuur af. Zoals L, H en 0.
Geen BTW tekst op factuur* Met de optie ‘Toon / Print BTW op Factuur’ kunt u bij de aanmaak van de factuur op regelniveau de BTW opgeven. Als u deze waarde NIET op regelniveau op de factuur wilt laten verschijnen vinkt u deze optie aan.
Tekst (linksboven factuur) Geef hier de tekst op de links bovenaan onder de koptekst moet komen te staan zoals het woord ‘FACTUUR’.
Benaming koppen factuur Geef hier de tekst op welke standaard in de kop van een factuur moet verschijnen. In de factuur kunt u deze waarde, voor een specifieke factuur, wijzigen. De gebruikte koppen uit de 2e regel worden bewaard in een lijst waaruit u in de factuur, door op de kop te klikken weer kunt kiezen.
Tekst bedrag excl. BTW… Vul hier in welke tekst er standaard bij het totaalbedrag van de factuur moet verschijnen en kies desgewenst een andere tekst als er geen BTW in de factuur wordt verwerkt.
BTW Tekst bij geen BTW Tekst welke verschijnt onder de subtotaaltelling indien de Factuur geen factuurregels met BTW bevat.
Standaard Totaal incl. BTW tekst Standaard tekst welke onder aan de Factuur verschijnt wanneer de Factuur factuurregels met BTW bevat.
Tekst Totaal bij Totaal BTW=0 Tekst welke onder aan de Factuur verschijnt wanneer de Factuur geen factuurregels met BTW bevat.
Indicatie als voorraad <= 0 Selecteer deze optie om aan te geven dat bij het invoeren van een factuurregel de voorrraad van het desbtreffende artikel <= 0 is. Uitgangspunt is dat het artikel in het artikelbestand voorkomt.
€-teken bij totalen Selecteer dit om voor de totalen van de factuur het €-teken zichtbaar te maken en af te drukken.
Standaard betalingstermijn Geef het standaard aantal dagen op waarbinnen  de factuur betaald dient te worden. Als bij het geselecteerde contact*  geen of een afwijkend aantal wordt aangegeven wordt deze waarde gebruikt.
Betalen binnen x dagen Selecteer dit om eventueel onderaan de factuur de zin ‘Betalen binnen X dagen echter voor <datum>’ onder in de factuur te laten verschijnen.
Slotzin factuur Tekst welke altijd onderaan uw factuur moet verschijnen.
Standaard opmerking factuur Onder aan elke factuur kunnen opmerkingen worden geplaatst. Indien u hier tekst invult zal deze bij het aanmaken van een nieuwe factuur in het opmerkingen veld worden geplaatst (welke in uw factuur ook weer kunt aanpassen). Vult u niets in dan blijft het opmerkingen veld leeg.
UBL altijd aanmaken Deze optie zorgt ervoor dat er een speciale e-factuur wordt aangemaakt. Deze factuur wordt voornamelijk gebruikt door de overheid om alles in 1 keer in het boekhoudprogramma in te lezen.
 
Tabblad BTW
BTW Hoog, Laag, Nul en standaard Bij gebruik van meerdere BTW soorten in een factuur*, kunnen deze hier worden opgegeven. Klik op de “Zet deze als standaard” achter de gewenste waarde om deze waarde als standaard te hanteren. Als in een factuur een artikel wordt opgegeven welke niet in het artikelenbestand voorkomt zal voor dit artikel de hier opgegeven standaard BTW waarde worden gehanteerd.
Wijzig BTW artikelen Het komt niet heel vaak voor maar soms worden vanuit overheidswegen BTW wijzigingen doorgevoerd. Met deze optie kunt u artikelen die een bepaald BTW percentage hebben wijzigen naar een/de nieuwe waarde. Door op ‘voer uit’ te klikken word deze waarde bij de artikelen doorgevoerd.
 
Tabblad Email
PDF verzenden Als deze optie is aangekruist wordt als op de knop ‘Mail PDF’ wordt geklikt bij facturen de factuur als PDF-bijlage aan een mail ‘gehangen’. SimpelFact roept hiervoor de standaard ingebruik zijnde mail-client op uw PC aan. Als mailadres wordt het adres gebruikt dat bij het contact is opgegeven.Als deze optie niet is aangekruist wordt bij het klikken op de knop geen e-mail aangemaakt maar de PDF, mits is aangegeven in welke map deze opgeslagen moet worden via de PDF knop, alleen opgeslagen in de opgegeven PDF map.
 
Standaard Mail Onderwerp Standaard tekst voor het onderwerp van de mail.
Standaard Mail Beschrijving Standaard tekst voor de beschrijving bij de mail.
   
Tabblad Mollie
Mollie Als u gebruik wilt maken van Mollie dan kan u hier de gegevens invullen en meer informatie vinden over Mollie.
 
Tabblad Factoring
Factoring Als u gebruikt maakt van de Factoring dan kan u hier de gegevens invullen.
 
Knoppen  
Registratieinfo Naar de SimpelFact Registratiepagina
Registreer zie onderstaande informatie
Export Data Alle data uit Simpelfact wordt tab-gescheiden naar bestanden (exp_<tabelnaam>.tab) geëxporteerd naar de root van SimpelFact (C:\Program Files\Burggraaf it\Simpelfact)
Update data Met deze knop kan een eventuele update nogmaals worden uitgevoerd en ‘oude data’ van een vorige SimpelFact versie worden geïmporteerd. LET OP: alle  ingevoerde data gaat hiermee verloren. Voer deze functie alleen uit wanneer u een volledige back-up van uw software kunt terug zetten!!!
Print Setup De standaard print-setup instellingen van SimpelFact kunnen onafhankelijk van de printerinstellingen van het systeem worden ingesteld.
PDF Map Sla de gemaakte PDF’s op in een zelf te kiezen map
Backup Maak een Backup van het SimpelFact databestand: Handmatig // Bij het klikken op de backup knop in instellingen Bij opstarten  // Bij het opstarten van SimpelFact Bij afsluiten // Bij het afsluiten van SimpelFact De eerste keer moet ook een map worden opgegeven waar de backup geplaatst moet gaan worden.
Restore Zet een eerder gemaakte backup terug.
Reset Alles Reset de gehele applicatie. Alle gegevens worden verwijderd, incl. de registratie.
Reset Facturen Verwijder alle facturen uit de applicatie. Alle overige gegevens blijven bestaan. Voor eventuele voorraadtellingen van artikelen moeten balansgegevens opnieuw worden ingegeven!Na een reset kan het zijn dat wanneer u naar facturen gaat en een geregistreerde versie heeft de melding ‘Gratis Versie’ boven in het scherm staat. Zodra er echter weer minimaal 1 factuur in het systeem is is deze melding weg.

Registreer Met deze knop komt u in een pop-upscherm waar u uw registratiegegevens, welke u per e-mail na betaling van uw registratie aan u zijn verzonden, kunt invoeren. Klik na het invoeren op OK en uw versie is geregistreerd. Alle aanvullende opties binnen SimpelFact zijn nu actief.

(bovenstaand is fictieve niet bestaande registratiecode)

top

Contacten

Knoppen

Menu – Naar het hoofdmenu
Nieuw – Maak een nieuw contactrecord aan
Lijst/Record – Ga naar de lijst of het recordoverzicht, klik om over te schalen tussen de lay-outs
Print – Druk af. Kies desgewenst ‘Records doorbladeren’ of ‘Huidige record’ in de printerdialoog.
Zoek – Ga in de zoekmodus en geef zoekcriteria op in een veld of combinatie van velden.
Vind – Klik op deze knop of op ‘enter’ om de opgegeven zoekopdracht bij vind uit te voeren.
Vind Alles – Toon alle records weer. Veelal gebruikt na een zoekopdracht
Vorig – Ga naar het vorige record
Volgend – Ga naar het volgende record.
Import – Importeer contacten.
Verwijder – Verwijder het geselecteerde record.
Help – naar deze helpfiles

Algemeen De meeste velden zullen voor zich spreken. Bij het selecteren van het contact in de factuur* wordt het postadres opgehaald.

In de layout

Zoeknaam De zoeknaam is een algemene benaming voor uw contact. Vaak kent u uw contact niet onder zijn/haar bedrijfsnaam maar bijv. als persoon. De selectielijst in de factuur* bevat de zoeknamen. Op basis van de zoeknaam worden de overige gegevens in de factuur opgehaald*. Uiteraard kunt u in de zoeknaam ook de bedrijfsnaam invullen. Zowel de zoeknaam als de bedrijfsnaam moeten een waarde bevatten.
Type bedrijf Vul eventueel het type of soort bedrijf in. Van alle reeds bekende waardes in het contactenbestand wordt een lijst gevormd zodat u deze in latere fase gemakkelijk kunt selecteren.
BTW Nummer Als BTW-nummer is ingevoerd wordt deze opgehaald bij de selectie van een klant in de factuur*.
Betalingstermijn De standaardwaarde welke is ingesteld bij instellingen wordt opgehaald bij het aanmaken van een contact. De waarde welke u hier is opgegeven zal worden gebruikt bij de selectie van een klant in de factuur*.

top

Contactenimport

Klik binnen contacten op de import knop om de import van contactpersonen te starten

Door op de knop import te klikken in de artikelimport wordt de importdialoog gestart (verwijder zo nodig eerst alle bestaande records uit de import). Allereerst krijgt u de ‘Open File’ / ‘Open bestand’ dialoog. In dit dialoogvenster selecteert u het bestand dat u wilt importeren. Een diversiteit aan bestandsformaten is mogelijk. Voor ons voorbeeld selecteren wij een Excel bestand. Na het openen van het Excel bestand wordt gevraag welk werkblad u wilt importeren. Standaard is dit meestal het eerste werkblad.

De eerste rij in ons voorbeeldbestand bevat kolomnamen. Alhoewel niet noodzakelijk is het op deze manier gemakkelijker de juiste waarde in de juiste velden te krijgen. Met de pijltjes rechts in het midden (pijltjes van boven naar beneden) kunt u met de muis de ’target field’ verslepen om alles in de juiste velden te laten importeren. Op de pijltjes links in het midden (pijltje wat naar rechts wijst) kunt u klikken om de import naar de waarde van een veld aan of uit te zetten. Op deze wijze kunt u precies datgene daar importeren waar u het wilt. Is een veldnaam grijs van kleur dan kunnen hierin geen waardes worden geïmporteerd. Vink eventueel ‘Don’t import first record’ / ‘Eerste record niet importeren’ als, zoals in ons voorbeeld, de eerste rij van de te importeren tabel geen artikelen maar veldnamen bevat. Klik op ‘Import’ / ‘Importeren’ om de import te starten.

In het volgende dialoogvenster wordt gevraagd of u gebruik wilt maken van de import options. Vink deze niet aan en klik op ‘Import’ / ‘Importeren. Nadat de import is voltooid krijgt u een dialoogvenster met het resultaat van de import. Klik op ‘Ok’ en u ziet dat de import is voltooid.Hierna zijn alle contacten geïmporteerd en zitten in het bestand.

top

Artikelen

Knoppen

Menu – Naar het hoofdmenu
Nieuw – Maak een nieuw artikelrecord aan
Lijst/Record – Ga naar de lijst of het recordoverzicht, klik om over te schalen tussen de lay-outs
Print – Druk af. Kies desgewenst ‘Records doorbladeren’ of ‘Huidige record’ in de printerdialoog.
Zoek – Ga in de zoekmodus en geef zoekcriteria op in een veld of combinatie van velden.
Vind – Klik op deze knop of op ‘enter’ om de opgegeven zoekopdracht bij vind uit te voeren.
Vind Alles – Toon alle records weer. Veelal gebruikt na een zoekopdracht
Vorig – Ga naar het vorige record
Volgend – Ga naar het volgende record.
Import – Ga naar de artikelimport.
Verwijder – Verwijder het geselecteerde record.
Help – naar deze helpfiles

Algemeen

De meeste velden zullen voor zich spreken. Bij het selecteren van het contact in de factuur* wordt het postadres opgehaald.

In de lay-out

Zoeknaam De zoeknaam is een algemene benaming voor het artikel. Vaak kent u het artikel niet onder het artikelnummer maar als algemene naam. De selectielijst in de factuur* bevat deze zoeknamen. Op basis van de zoeknaam worden de overige gegevens in de factuur opgehaald*. Uiteraard kunt u in de zoeknaam ook het artikelnummer invullen. In de afruk van de factuur zal na selectie van het artikel het artikelnummer i.p.v. de zoeknaam worden getoond.
Beginbalans Vul hier het balansaantal in zoals de hoeveelheid artikelen die u had op het moment dat u dit artikelrecord aanmaakte.
Balansdatum Vul hier eventueel de datum in waarop u de beginbalanswaarde heeft ingevoerd.
Aantal ingekomen/uitgegaan De getotaliseerde waarde van de producten welke er volgens de facturen zijn uitgegaan en/of welke u bij de ingekomen goederen als ingekomen heeft opgegeven. Het totaliseren gaat op basis van het door het programma gegenereerde ArtikelID.
Minimale voorraad Geef het aantal op waarop de minimale voorraad van het product is bereikt. Als deze waarde gelijk is aan de Eindbalans waarde (Beginbalans + Aantal ingekomen – Aantal uitgegaan = Eindbalans) verschijnt de tekst Bestellen! in beeld.
Plaatje Plak hier uw een plaatje van uw artikel, (Klik in het veld op de rechtermuisknop en plak of insert een plaatje).

Artikelinvoer Indien u vanuit artikelen naar artikelinvoer gaat kunt u uw ingekomen (bestelde) goederen invoeren t.b.v. de voorraad. Selecteer het artikel op basis van zoeknaam uit de lijst, geef de datum en het aantal op en klik op de knop ‘VOEG TOE’. De invoer zal bovenin de lijst worden geplaatst en bij het totaal van Aantal ingekomen worden opgeteld.

top
Artikelenimport

Het principe van de artikelimport is gebaseerd op synchronisatie. Dat wil zeggen dat u artikelen meerdere keren kunt importeren en dat op basis van de zoeknaam (welke uniek is) wordt gekeken of het artikel reeds bestaat. Als het artikel bestaat wordt het artikel bijgewerkt met de waarden welke in het huidig geïmporteerde bestand staan. Alle waardes worden dan bijgewerkt. Wordt getracht een BTW waarde te importeren welke niet in SimpelFact is ingevoerd (bij instellingen) dan zal deze tijdens de transfer worden vervangen door de standaard opgegeven BTW waarde in Instellingen.

Door op de knop import te klikken in de artikelimport wordt de importdialoog gestart (verwijder zonodig eerst alle bestaande records uit de import). Allereerst krijgt u de ‘Open File’ / ‘Open bestand’ dialoog. In dit dialoogvenster selecteert u het bestand dat u wilt importeren. Een diversiteit aan bestandsformaten is mogelijk. Voor ons voorbeeld selecteren wij een Excel bestand. Na het openen van het Excel bestand wordt gevraag welk werkblad u wilt importeren. Standaard is dit meestal het eerste werkblad.

De eerste rij in ons voorbeeldbestand bevat kolomnamen. Alhoewel niet noodzakelijk is het op deze manier gemakkelijker de juiste waarde in de juiste velden te krijgen. Met de pijltjes rechts in het midden (pijltjes van boven naar beneden) kunt u met de muis de ’target field’ verslepen om alles in de juiste velden te laten importeren. Op de pijltjes links in het midden (pijltje wat naar rechts wijst) kunt u klikken om de import naar de waarde van een veld aan of uit te zetten. Op deze wijze kunt u precies datgene daar importeren waar u het wilt. Bevat de te importeren tabel meerdere kolommen dan is dit geen probleem (maximaal kunnen 7 waardes per rij of wel 7 kolommen worden geïmporteerd). Is een veldnaam grijs van kleur dan kunnen hierin geen waardes worden geïmporteerd. Vink eventueel ‘Don’t import first record’ als, zoals in ons voorbeeld, de eerste rij van de te importeren tabel geen artikelen maar veldnamen bevat. Klik op ‘Import’ / ‘Importeren’ om de import te starten.

In het volgende dialoogvenster wordt gevraagd of u gebruik wilt maken van de import options. Vink deze niet aan en klik op ‘Import’ / ‘Importeren’. Nadat de import is voltooid krijgt u een dialoogvenster met het resultaat van de import. Klik op ‘Ok’ en u ziet dat de import is voltooid.

Nu rest nog de transfer/synchronisatie met het artikelenbestand zoals eerder omschreven. Klik op transfer om deze synchronisatie te voltooien. Als een artikel bestaat wordt deze bijgewerkt als deze niet bestaat wordt het artikel aangemaakt in het artikelbestand. De synchronisatie kan door de zoeknaam met de zoeknaam in het artikelbestand te vergelijken. Mogelijk gebruikt u geen zoeknamen maar alleen artikelnummers. Bij de transfer zal worden gevraagd of u de artikelnummers gelijk wilt maken aan de zoeknamen. Indien u op ja klikt worden alle waardes van de artikelnummers vervangen door de waarde die in de zoeknaam staat. U kunt in dat geval dus alle artikelnummers in het veld zoeknaam importeren zonder artikelnummers te importeren. Bij de transfer kunt u er dan voor kiezen deze naar artikelnummers te kopiëren.

Knoppen

Menu – Naar het hoofdmenu
Nieuw – Maak een nieuw artikelrecord aan
Import – Klik op deze knop om de importdialoog te starten
Print – Druk af. Kies desgewenst ‘Records doorbladeren’ of ‘Huidige record’ in de printerdialoog.
Zoek – Ga in de zoekmodus en geef zoekcriteria op in een veld of combinatie van velden.
Vind – Klik op deze knop of op ‘enter’ om de opgegeven zoekopdracht bij vind uit te voeren.
Vind Alles – Toon alle records weer. Veelal gebruikt na een zoekopdracht
Transfer – Synchroniseer de import met het artikelenbestand
Artikelen – Ga naar de artikelen.
Verwijder – Verwijder het geselecteerde record.
Help – naar deze helpfiles

top

Facturen

(factuurinvoer met enkele BTW)

Knoppen factuurinvoer

Menu – Naar het hoofdmenu.
Nieuw – Maak een nieuwe factuur. Type, enkel of meerder BTW soorten, afhankelijk van keuze bij instellingen.
Overzicht – Ga naar het overzicht van de facturen.
Print – Druk af. Kies desgewenst ‘Records doorbladeren’ of ‘Huidige record’ in de printerdialoog.
Mail PDF – Maak een e-mail met als bijlage de factuur in .PDF formaat of maak alleen de PDF van de factuur aan in een zelf opgegeven map (zie instellingen).
Zoek – Ga in de zoekmodus en geef zoekcriteria op in een veld of combinatie van velden.
Vind – Klik op deze knop of op ‘enter’ om de opgegeven zoekopdracht bij vind uit te voeren.
Vind Alles – Toon alle facturen weer. Veelal gebruikt na een zoekopdracht
Vorig – Ga naar de vorige factuur
Volgend – Ga naar de volgende factuur.
Eerste – Ga naar de eerste factuur
Laatste – Ga naar de laatste factuur.
Verwijder – Verwijder de geselecteerde factuur.
Preview – Bekijk de printlay-out van de factuur.
Help – naar deze helpfiles

Knoppen factuurprint/lay-out

Menu – Naar het hoofdmenu.
Factuur – Ga naar de factuurinvoer.
Help – naar deze helpfiles

Algemeen Bij het aanmaken van een nieuwe factuur zullen de algemene gegevens worden overgenomen zoals deze in instellingen zijn ingevoerd. Bij de geregistreerde versie wordt bij het klikken op het grijze veld boven de NAW gegevens een lijst weergegeven met alle opgegeven zoeknamen vanuit contacten. Selecteer het contact en de NAW gegevens uit contacten worden overgenomen in de factuur.

In de lay-out

BTW inclusief Met deze optie kan worden de ingevoerde artikelbedragen behandeld als zijnde inclusief BTW, het totaal incl. BTW is dan de optelling van de artikelbedragen en hieruit wordt het bedrag exclusief BTW en de BTW berekend. Let op: met het gebruik van verschillende BTW-soorten in een incl. BTW factuur kunnen afrondingsverschillen ontstaan!
Betaaldagen Hier staat de betalingstermijn in dagen. Indien gewenst kunt u deze voor deze specifieke factuur hier aanpassen.
Betaallink Als u deze optie aanvinkt en u heeft een SimpelPay abonnement dan wordt er automatisch een betaallink aangemaakt zodat uw klant gelijk kan betalen.
Factoring Als u deze optie aanvinkt en u heeft een overeenkomst met de Factoring maatschappij dan wordt uw factuur gelijk betaald.
Voldaan Door aan te kruisen (klik in het veld) kunt u aangeven dat de factuur betaald is. Deze waarde is dezelfde waarde als welke in het factuuroverzicht voorkomt.
Afdruk Na het afdrukken van de factuur wordt deze waarde aangekruist. Mocht u zelf deze waarde willen wijzigen, bijvoorbeeld omdat er tijdens het afdrukken wat mis ging, dan kunt u dit handmatig doen (klik in het veld). Deze waarde is dezelfde waarde als welke in het factuuroverzicht voorkomt.
BTW Nummer Indien een klant uit het contactenoverzicht wordt gekozen* wordt, indien dit deze waarde is ingegeven, dit veld het BTW-nummer opgehaald.
Klantnummer Indien een klant uit het contactenoverzicht wordt gekozen* wordt in dit veld het klantID opgehaald.
Factuurnummer In dit veld wordt automatisch het factuurnummer gegenereerd. Indien gewenst kunt u deze waarde handmatig aanpassen.
Factuurdatum Bij het aanmaken van een nieuwe factuur wordt hier de huidige datum ingevuld. Deze waarde kunt u handmatig aanpassen volgens het formaat dd-mm-jjjj.
Artikelcode Indien u op dit veld in de regel klikt wordt de lijst met zoeknamen van de artikelen weergegeven*. Selecteer de waarde uit de zoeknaam en de overige gegevens worden uit de artikelendatabase opgehaald. In de factuur printlay-out wordt het artikelnummer i.p.v. de zoeknaam van het artikel weergegeven. Indien een niet bestaande zoeknaam wordt opgegeven (zoals ook in de niet geregistreerde versie) wordt de handmatige opgegeven zoeknaam in de printlay-out weergegeven.
Omschrijving Als een bekende zoeknaam is opgegeven onder het artikelnummer wordt hierin de omschrijving van het artikel opgehaald. Ook kan hierin handmatig een omschrijving worden ingegeven of aangepast.
Aantal Standaard wordt hierin het aantal 1 ingevoerd.
Prijs p/st Als een bekende zoeknaam is opgegeven onder het artikelnummer wordt hierin de stuksprijs van het artikel opgehaald. Ook kan hierin handmatig een getal worden ingegeven of aangepast.
Prijs Is Prijs p/st x Aantal
BTW Heeft u in Instellingen gekozen voor ‘Print BTW op factuur’ dan zal hierin als een bekende zoeknaam is opgegeven onder het artikelnummer BTW behorend bij het artikel worden opgehaald. De BTW kan ook handmatig worden aangegeven of aangepast.
Slotzin De ‘Betalen binnen x dagen…’ zin is standaard. De zin daaronder kan worden ingegeven bij ‘Slotzin Factuur’ onder Instellingen.
Opmerking In het witte invoervak onder in de factuur kunt u een opmerking opgeven behorend bij de factuur. Ook kunt u bij ‘Standaard opmerking Factuur’ onder Instellingen ingeven. Elke factuur welke wordt aangemaakt zal dan worden voorzien van deze aanpasbare tekst uit Instellingen.

top

Factuur, Omzet- en BTW overzicht

Knoppen

Menu – Naar het hoofdmenu.
Print – Druk af. Kies desgewenst ‘Records doorbladeren’ of ‘Huidige record’ in de printerdialoog.
Zoek – Ga in de zoekmodus en geef zoekcriteria op in een veld of combinatie van velden.
Vind – Klik op deze knop of op ‘enter’ om de opgegeven zoekopdracht bij vind uit te voeren.
Vind Alles – Toon alle factuurregels weer. Veelal gebruikt na een zoekopdracht
Vorig – Ga naar de vorige factuurregel
Volgend – Ga naar de volgende factuurregel.
Termijn overs.  – Toon alle facturen waarvan de betalingstermijn is overschreden.
Help – naar deze helpfiles

Algemeen Door op het pijltje vooraan de factuurregel te klikken gaat u naar de desbetreffende factuur. Met het printerknopje achter de factuur kunt u de factuur nogmaals afdrukken.Als de betalingstermijn van een factuur is overschreden wordt de achtergrondkleur van de termijn rood van kleur.Zoek in de lay-out  bijvoorbeeld op 01-10-2005…31-12-2005 in het veld ‘Datum’ om een overzicht van de ingekomen BTW te verkrijgen van het laatste kwartaal van 2005.

In de lay-out

Afdruk Na het afdrukken van de factuur wordt deze waarde aangekruist. Mocht u zelf deze waarde willen wijzigen, bijvoorbeeld omdat er tijdens het afdrukken wat mis ging, dan kunt u dit handmatig doen (klik in het veld). Deze waarde is dezelfde waarde als welke in de factuur voorkomt.
Voldaan Door aan te kruisen (klik in het veld) kunt u aangeven dat deze factuur betaald is. Deze waarde is dezelfde waarde als welke in de factuur voorkomt.
Aanbetaald Totaal bedrag wat is aanbetaald door de klant
BTW Hoog Totaal van BTW Hoog van de gevonden factuurregels
BTW Laag Totaal van BTW Laag van de gevonden factuurregels
BTW Hoog + Laag Totaal van BTW Hoog + BTW Laag van de gevonden factuurregels
Totaal excl. BTW Totaal Exclusief BTW van de gevonden factuurregels.
Totaal incl. BTW Totaal Inclusief BTW van de gevonden factuurregels.
Open Het aantal dagen dat de factuur open staat

top

Technische informatie SimpelFact wordt op een Windows PC geïnstalleerd in de documenten map. M.n. het bestand SimpelFact.sft bevat alle benodigde gegevens. Indien u een volledige back-up wilt maken van SimpelFact raden wij u aan de totale inhoud van de map Burggraaf it\Simpelfactxx te kopiëren naar een veilige plaats.

top